ACLARANDO VUESTRAS DUDAS SOBRE LAS INICIATIVAS/ IN PROGRESS ACTIVITIES´ CLARIFICATION

English version below

En la asamblea se aprovechó para discutir y aclarar algunas dudas sobre los siguientes temas de actualidad:

1.      Protocolo de resolución de conflictos: Podéis encontrar la información de que disponemos sobre este protocolo en el apartado Salud Laboral. Como conclusión a lo hablado en la asamblea cabe destacar:

• El protocolo surge como iniciativa del comité de Seguridad y Salud para dar respuestas a las quejas que el Comité de Trabajadores recibe de la plantilla. Este comité consigue la implicación de la Dirección (y por tanto a la aseguradora Mutualia) para que se provea a la plantilla de una herramienta que les permita resolver conflictos de distintas magnitudes.
• El protocolo es totalmente voluntario y confidencial para cualquiera de las partes (personas implicadas y/o personas ajenas que llamen la atención de los intermediadores sobre un posible conflicto entre otras partes)
• El protocolo es flexible y totalmente abierto a las mejoras que se deriven de su puesta en marcha.
• El comité de SyS se reunirá en breve para valorar la formación realizada, los comentarios recibidos y las sugerencias que les lleguen a través de su correo o las que queráis dejar en el blog para ellos (Apartado de Salud Laboral). De su valoración se desprenderán las conclusiones que se comunicarán a la plantilla.
• La asamblea cuestiona la validez de este protocolo para conflictos entre un trabajador/a

2.      Difusión de imágenes: Dada la diversidad de informaciones recibidas en relación a este asunto, el Comité aclara el motivo de su email sobre los derechos de difusión de imágenes que se puede resumir de la siguiente manera:

• Se ruega, de manera general, se lea detenidamente la información suministrada, por muy extensa que esta sea, para evitar malentendidos. Así mismo se insta a la plantilla a consultar en el momento cualquier duda que les surja derivada de una comunicación del comité a través de cualquiera de los canales que ponemos a su disposición. Así mismo abrimos este espacio de Comentarios de esta entrada para vuestras dudas de los temas aquí expuestos.
• El comité en su email aclara a la dirección, y por ende a los trabajadores al ponerles en conocimiento, que prestar la imagen para DIFUSIÓN es un derecho del trabajador, que éste debe ejercer libre y voluntariamente. Por eso se reprocha que la convocatoria fuera obligatoria (Please make note that it is mandatory to have an updated portrait, so we invite you to sign up in the calendar as soon as you can)
• En ese email el comité pregunta por qué no se ha informado a la plantilla debidamente del uso de dichas imágenes, para que la plantilla pueda decidir su participación
• En ese email se adjunta el documento de autorización de cesión para la difusión y reproducción de imágenes para que todos los/las trabajadores/as  puedan conocerlo, dado que no todos/as lo han recibido tras la toma de sus fotos.
• Así mismo se solicita a Dirección que considere reelaborar dicho documento por entenderlo demasiado ambiguo, ya que la autorización se extiende a terceras personas y para usos inespecíficos. Algunos/as trabajadores/as han manifestado su conformidad con que CIC bioGUNE hiciera uso de su fotografía para la Web pero no con dejarlo abierto a otros supuestos, de ahí nuestra reclamación para su tranquilidad, que por el momento ha sido denegada en el email de respuesta de Administración a “Everybody”.
• El comité en ningún caso pretende decirle al trabajador si debe o no firmarlo, se recomienda no hacerlo SALVO que se esté totalmente de acuerdo y se tenga claro que es un acto que ejerce voluntariamente. Esto es, haber tomado ya las fotos no es óbice para estar de acuerdo con el documento entregado a posteriori por lo que se sugiere consultar todas las dudas previamente a la firma:
• extracto del email enviado por el comité ; ...por lo que nuestra recomendación a la plantilla será que no se firme ese documento salvo estar totalmente de acuerdo
• otro extracto del mismo email: ... por lo que no se aconseja firmar dicho documento salvo decisión personal.
• Ante la pregunta de la asamblea sobre lo que sucederá con las imágenes finalmente, ni el comité ni ninguno de los asistentes tiene información al respecto. Únicamente se constata la variedad de situaciones: (i) trabajadores/as no retratados, (ii) trabajadores/as retratados sin presentarles el documento de autorización y (iii) una minoría de trabajadores/as retratados que han recibido dicho documento y autorizado o no según sus decisiones. El responsable de Informática aclara durante la discusión que el tema está ya a cargo del departamento de RRHH.
• En la asamblea se aclara la diferencia entre la DIFUSIÓN de la imagen y la imagen para GESTIÓN INTERNA (como cualquier otro dato de carácter personal que Administración maneja con el compromiso de confidencial de CIC bioGUNE con cada trabajador). Se aclara por tanto el propósito de ese documento de autorización.

3.      Reestructuración del RRHH: Durante el último ejercicio del comité, pero no de forma exclusiva a este último ciclo, se vienen recogiendo quejas de la plantilla sobre distintas cuestiones que afectan a Recursos Humanos.

Para poder conocer el alcance del problema se prepara un documento que resume las quejas y que tiene como objeto recoger las firmas de la plantilla para calcular de forma anónima y cuantitativa el porcentaje de la plantilla afectado por la ausencia de un departamento de RRHH que pueda dar respuesta a las necesidades de más de 140 trabajadores.

Ese documento se le presenta en primer lugar a la persona encargada de las tareas de RRHH en el centro, por entender que le afecta directamente, dejando claro que no se trata de una ataque personal, sino una propuesta de solicitud para que reciba apoyo y se constituya un departamento a partir de una reestructuración del personal de administración, entendiendo que en momentos de crisis no se planteen contrataciones.

Una vez que termine la recogida de firmas se obtendrá un dato numérico que nos permitirá decidir si esta iniciativa es una de las prioritarias a incluir en las solicitudes de mejora que se hagan a Dirección en la reunión de negociación que tenga lugar.  En ningún caso se entregarán las firmas ni se desvelará la identidad de los participantes. Sólo se trata de exponer de forma tangible y constructiva un problema que se viene extendiendo en el tiempo: la necesidad de ampliar el departamento que atiende a la plantilla.

La asamblea muestra su preocupación por la falta de anonimato en la recogida de firmas para con sus compañeros/as. El comité ofrece por tanto hojas de firmas en blanco para quien pueda necesitar.

¡Gracias por vuestra colaboración! ¡Esperamos vuestros comentarios!

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

The Mass meeting was a good chance to clarify some of the following hot topics:

1.      Protocol in case of Personal conflicts: All the information is available at Salud Laboral section. Main points discussed in the mass meeting are the following:

• This protocol is initiated by Health & Security Committee to answer the complaints received by the Works Committee. This Committee gets Direction involved (and, therefore, the insurance company Mutualia) to provide the staff a tool to solve conflicts of different magnitudes.
• This protocol is absolutely voluntary and confidential for any of the implicated parts (affected persons and the observers, third parties that may contact the intermediates to highlight a possible conflict of other colleagues)
• The protocol is flexible and can absolutely improve with all your suggestions once it gets started.
• H&S committee will meet in the near future to value the training received, the comments obtained and the suggestions you may post in our blog (at Salud Laboral section) or send by email to their address. The conclusions will be communicated to the staff promptly.
• Mass meeting indicates that the protocol does not seem to apply for conflicts between a worker and his/her supervisor.

2.      Image Diffusion: Considering the different information received by each of us regarding this issue, The Committee decides to clarify some of the aspects stated in the email sent:

• We beg you read carefully the information provided, regardless how long it is, to avoid misunderstandings. Hence, we invite the staff to make immediately their questions regarding any written communication to the Committee, through any of our usual ways of communication, together with this comments window for the topics here exposed.
•  The email from the Committee to Direction has the aim of clarifying, also to workers, that it's a completely personal decision of every worker to agree and provide freely their image for DIFUSION purposes. Thus, The Committee considers inappropriate that the call for the portraits include the word "Mandatory" in the message. (Please make note that it is mandatory to have an updated portrait, so we invite you to sign up in the calendar as soon as you can)
• In that email the Committee asks Direction the reason not to inform the staff in advance of all the pretended uses of these images, so that each one can decide his/her participation.
• The email serves to attach the contract for image rights transfer, which only some of the workers have received, in order to make it public for everybody.
• In this manner, the Committee ask Direction to review the content of the document, which is considered very ambiguous, because the signatory would accept their image rights transferred not only to CIC bioGUNE but also to third parties and for unspecific purposes. Some workers would agree CIC bioGUNE uses their images for the Web, but not such for unknown purposes. This was the reason for our claim. However this request has been denied so far according to the email sent by Administration to everybody (the only communication so far).
• This committee will never, under any circumstances, tell the staff whether to sign it or not, the only recommendation was that no worker should sign it unless completely agreed/understood and as a personal decision. That is, having taken already the photos or considering doing so, doesn´t imply to agree the contract provided afterwards to transfer the image rights. Therefore, we recommend clarifying all the aspects before signing.

o Extract from the email sent by the Committee; ... Therefore, our recommendation is that no worker signs it unless completely agreed/understood.

o Another extract from same email: ... Therefore, we recommend not to sign it unless completely agreed and as a personal decision.

•  In regards the Mass meeting question of the final decision about the photographs taken, neither the Committee nor any of the attendees has further information. These are the different situations we have been notified at the moment: (i) some members of the staff didn’t have their photos taken, (ii) some others did, but never received any authorization document to be signed, and (iii) a minor number of workers with pictures taken received the agreement bus some decided not to sign it. IT service responsible clarifies that this issue is been transferred to Human Resources.
• During the mass meeting the confusion between Image DIFFUSION and Image for INTERNAL USE (as any other personal detail that Administration may have which is already protected with the confidential compromise between CIC bioGUNE and the staff) is clarified. Thus, we make clear the aim of the document for image rights transfer.

3.      Reallocation of Human Resources: Especially during the last period, but not exclusively, many of the complaints from the staff are related to Human Resources (HHRR) issues. To be able to know the extent of the problem, a document compiling the claims is prepared in order to get the workers’ signatures if agreed with the initiative, and to evaluate anonymously and quantitatively the percentage of affected people due to the lack of a proper Human Resources Department to answer the needs of more than 140 workers.

This document is first handed into the person in charge of HHRR issues in the centre, considering that is the most affected one and to clarify that it is not at all a personal issue. However, the aim is to make a formal request for her to receive support and to constitute a proper Human Resources Department, based on the reorganization of Administration department, understanding that no more contracts are feasible under crisis circumstances.

Once the staff opinion is finally collected, the data will be used to decide whether this is one of the priorities to ask to Direction when the negotiation meeting comes. In no way, the signatures will be given out nor the participants’ names provided to anyone in Direction office/Administration.  The goal is to make a proactive initiative out of the complaints, extended for a long time, to get finally a proper Human Resources Department, which is the one interacting with the workers.

The Mass meeting shows its concern for the lack of anonymity between colleagues. Therefore, the committee offers blank sheets for any requesting them.

Thanks for your collaboration and Looking forward to your comments!